¿QUÉ ES EL MEMORANDO?

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorandum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

¿CUANDO SE UTILIZA EL MEMORANDO?

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir.

PASOS PARA ELABORAR UN MEMORANDO

1. Analiza la audiencia. Decide a quién le escribirás este memorándum (tu audiencia) y cuáles son sus prioridades y preocupaciones. Establece por qué este memorándum sería importante para el lector.
2. Escribe el encabezado. El encabezado debería incluir a quién está dirigido el memorándum, quién lo ha escrito, la fecha exacta en que se hizo y el tema (sobre qué es el memo). 
3. Escribe la apertura. Indica el propósito del memorándum e identifícalo en tres partes: el contexto del problema, el tema en particular y el propósito del memorándum Identifica la razón exacta por la que escribes el memorándum y haz que quede claro para el lector.
4. Incluye un resumen. Esta parte debería dar un breve resumen de las sugerencias importantes. Ayudará al lector a entender rápidamente los puntos clave del memorándum. El resumen también puede incluir enlaces o referencias a fuentes que has usado en tu investigación del tema.
5. Expande la parte de la discusión. En esta parte, incluye todos los detalles que apoyen tus ideas y las recomendaciones para resolver el problema. También podrías mencionar los problemas que podrían surgir en el futuro y discutir cómo tus recomendaciones aseguran que ese problema no ocurrirá.
6. Comienza con la información más general, y pasa a los hechos específicos o de apoyo.
7. Completa con un párrafo final. Cierra el memorándum con un final amistoso que declare las acciones que deseas que cumpla el lector. Considera las formas en que el lector puede beneficiarse de la información del memorándum, y cómo los cambios serían ventajosos.
8. Cierra con un llamado a la acción. Si hay algo que quieras que tu lector haga en algún momento, dilo.
9. Revisa la ortografía, gramática y errores de contenido. Presta especial atención a los nombres, las fechas y los números. Sé consistente con el tipo de lenguaje que usas.

VENTAJAS DEL MEMORANDO

El memorando transmite información, que normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia. Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. 

ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO

Generalmente, un memorando cuenta con las siguiente estructura:
El nombre de la persona a quien va dirigido. 
El nombre del remitente. 
La fecha. 
El asunto. 
El texto. 
Y la firma del remitente. 
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

PARTES DEL MEMORANDO

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

• Lugar y fecha
• Código
• Destinatario
• Asunto
• Cuerpo
• Despedida o antefirma
• Firma y posfirma
• "con copia"
• Pie de pagina

Y las siguientes complementarias:

• Membrete
• Nombre del año
• Referencia
• Sello
• Anexo